Esta semana  estaremos en FITUR donde coordinaremos el personal auxiliar del Stand de Extremadura: azafat@s, personal técnico de información turística, asesores de viajes y personal de información y asistencia en mostradores y zonas de profesionales.

La asistencia a una feria de esta importancia conlleva mucho tiempo de preparación y numerosos recursos; por eso todo el personal que esté presente en un Stand, incluido el auxiliar, debe estar a la altura, tener la preparación necesaria y conocer sus funciones y responsabilidades.

El personal técnico asesor y el personal auxiliar de mostrador  se ocupa de la atención directa y personalizada de los visitantes, aquellos que están interesados en viajar y conocer una determinada región, ciudad, pueblo, parque natural…. De aquí la importancia que tiene este personal auxiliar y la influencia en la imagen y en el posicionamiento del destino; de su conocimiento turístico, de su saber hacer, de su adecuada atención, de su cortesía, de su amabilidad… en definitiva de su profesionalidad  dependerá el éxito y el retorno de la inversión realizada por el promotor del Stand.

No se puede mirar de lejos la importancia y la valía de este personal. Y no se puede olvidar la necesidad de formación y profesionalidad de este personal. Algo en lo que las empresas de azafat@s trabajamos diariamente y por lo que apostamos en beneficio de nuestros clientes.

Actualmente, Orexco y su directora-gerente, miembro de la Junta Directiva de ADEAZA, trabajan por recuperar la cualificación profesional de Azafat@ como personal de apoyo a la organización; en un sector, la industria de los eventos, al que cada día se le reconoce mayor peso en la economía nacional e internacional.

 

 

 

 

El montaje de una sala para una reunión, encuentro o conferencia es importante.

La distribución en el espacio de mesas y sillas es importante porque influye, y mucho, en el seguimiento, atención y  participación de los asistentes.

Se debe cuidar el espacio entre unos y otros, dando la posibilidad de moverse (para entrar a destiempo o salir en el transcurso del acto); que todos tengan una buena visión del conferenciante o interviniente y de la pantalla si hubiera proyección y que todos escuchen con claridad el discurso.

Pongámonos en el caso de la persona invitada a participar o la persona que, incluso paga una cuota por asistir. Si fuéramos nosotros y no viéramos o no oyéramos, o no pudiéramos salir sin molestar a los demás… qué pensaríamos? Cómo nos sentiríamos? Seguro que pensaríamos que ha habido una mala organización y nos sentiríamos muy incómodos e incluso molestos por no tener espacio suficiente, por no ver la proyección o por no escuchar correctamente. Lo cual no tiene sentido, cuando realmente vas a ver y escuchar.

Pensemos en ello como si de una falta de respeto se tratara, pues invitar a alguien a una conferencia y que no vea o no oiga al conferenciante, es faltarle al respeto porque ha respondido a tu invitación, ha invertido su tiempo en asistir para nada. Bueno sí, para sentirse incómodo.

Y estas sugerencias/consejos/explicaciones han sido consecuencia de un vídeo que he visto hoy en Twitter, donde unas 25/30 personas invitadas a un Encuentro movían su cabeza adelante y atrás intentando ver al interviniente y ver en la pantalla lo que proyectaba: el montaje elegido fue una única mesa para todos, en una sala muy estrecha, con la pantalla en un extremo a escasa altura y los intervinientes sin micrófono. Todo un despropósito. O consecuencia de no contar con los profesionales adecuados que les asesoraran en el mejor montaje.

Después de más de 25 años en el sector, tengo que seguir hablando de que los OPC’s sufrimos aún falta de reconocimiento y de visibilidad; unido hace ya varios años al aumento de un gran intrusismo, tal vez provocados por la falta de regulación del sector y por la falta de valores como la ética profesional y las buenas prácticas en el ejercicio diario, lo que a su vez da como resultado un aumento de “falsos profesionales” que desvirtúan y desacreditan a nuestro sector, a nuestras empresas constituidas sobre la base de la formación, la preparación y la profesionalidad, en definitiva.

A la falta de reconocimiento se une el desconocimiento de la labor y el trabajo que desarrollamos. Los OPC’s planificamos, proyectamos, asesoramos, gestionamos y optimizamos recursos; en definitiva somos la base del éxito de un congreso. Algo tan importante y necesario por todo lo que conlleva: selección de sedes adecuadas, propuesta de programa científico, programa social, imagen y diseños (logotipo, carteles, web, programa, producción gráfica de pancartas, señalética, credenciales, etc.), difusión y promoción, gestión de inscripciones, selección y contratación de proveedores, patrocinadores, montajes, desmontajes y su coordinación, atenciones a ponentes (gestión de sus viajes, estancias y traslados), atención a congresistas (recepción, acreditación, traslados), …

Por una parte, el comité organizador de un congreso en muchas ocasiones es la primera vez que se enfrenta al reto de poner en marcha un congreso (regional, nacional o internacional) y siendo la primera vez o no que se promueve un congreso, el comité organizador no puede plantearse la contratación de un OPC, como un gasto más sino como una inversión, avalada por capacidades y habilidades suficientes para llevar a cabo con éxito esta labor de coordinación y puesta a punto de los múltiples aspectos operativos y logísticos.

Y por otra, además de todos los proveedores que parecen evidentes como el hotel, el catering, los autocares, los audiovisuales, las azafatas…la necesidad de un OPC, debe de ser no solo evidente sino necesaria.

La mayoría de las ciudades han invertido e invierten en infraestructuras y estrategias de promoción para ser destinos MICE – de congresos, convenciones y eventos- por el retorno económico y posicionamiento que les reporta. Pero muchas de las empresas OPC de estos destinos luchan por subsistir y por diferenciarse en un mercado y un entorno cada vez más cambiante y competitivo. Y un destino no conseguirá posicionarse solo con infraestructuras y promoción, necesitará de empresas profesionales, de OPC’s y agencias de eventos, para conseguir el posicionamiento buscado a través del éxito de los congresos y eventos realizados en él. Si no hay éxito no hay retorno ni posicionamiento.

Conocer, respetar y valorar el trabajo que realiza un OPC al igual que nosotros respetamos y valoramos al resto de profesionales que promueven los congresos (abogados, médicos, arquitectos, ingenieros, docentes, enfermeros, biólogos, empresarios, veterinarios, constructores, físicos, deportistas, periodistas, aparejadores, psicólogos, geógrafos, etc.)

 

Estos días se está celebrando en Burgos el 28 Congreso OPC y hoy tiene lugar una Mesa Redonda sobre “Formación especializada en el Sector MICE, ¿una asignatura pendiente?”

En esta mesa, entre otros, participa Paloma Maestre, Directora de TotNou, OPC; y vocal de Formación de ADEAZA – Asociación Española de Empresas de Azafatas.

Se hablará de la formación especializada de los Profesionales del sector dedicados a la organización. Yo me quiero detener en el personal auxiliar, personal de apoyo, azafat@s. Como OPC, partimos de la base de que son una pieza fundamental en un evento; son imprescindibles en el Sector MICE;  contribuyen al éxito o fracaso de un evento.

En primer lugar quiero exponer una serie de características que hacen de la profesión de azafat@ una profesión particular y que condiciona las actuaciones y el desarrollo diario de las empresas de azafat@s en relación a la formación:

  1. La eventualidad de las contrataciones: lo que nos lleva a una constante rotación de personal y a una falta de compromiso por parte de las azafat@s con la empresa que trabaja.
  2. El perfil joven que, unido a la falta de formación, supone un difícil y continuo reto para las empresas de azafat@s: conseguir que este personal desarrolle las capacidades y aptitudes necesarias para asumir las responsabilidades que les vamos a  exigir las empresas, nuestros clientes y sus invitados.
  3. La  falta de formación reglada o no reglada específica, prácticamente inexistente o muy lejana de la realidad. Somos, en la mayoría de los casos, las empresas de azafat@s las que asumimos este papel formativo. El 95% de los Currículos que recibimos solicitando un puesto de trabajo de azafat@ no tienen ninguna formación como tal y cuando la tienen resulta que no ha sido la adecuada y desconocen los principios más elementales.

Desde ADEAZA, hace unos años, se puso en marcha un curso que posibilitara el acceso a una formación rigurosa y de calidad; para que tanto los interesados en trabajar en este campo pudieran tener una base teórica sólida, como sus empresas asociadas se beneficiaran de estos auténticos profesionales formados. Y, además, como objetivo final se consiguiera cubrir una demanda y una necesidad importante en el sector MICE, donde estos profesionales cumplen una labor importantísima y donde cada día deben adaptarse a las diferentes necesidades que surgen en un evento.

Esta formación, enfocada desde la perspectiva de la importancia de las capacidades y habilidades que confiere a quien lo recibe, está planteada para hacer de la profesión de azafat@ una profesión de futuro, enfocada y orientada al campo de la atención al cliente, personal de asistencia, apoyo en protocolo y organización de eventos.

 

Parece ser lo “normal” que en un congreso las sesiones no cumplan el tiempo estipulado y siempre duren más de lo previsto. Pero por qué ha de ser “normal”.

Una mesa redonda, una conferencia magistral, una sesión de comunicaciones orales se planifican con mucha anticipación. Se establecen los tiempos para cada intervención y para el debate. Se informa a los ponentes/conferenciantes del tiempo del que disponen para que adapten su presentación/exposición al mismo. Se nombra un moderador/a para que, entre otras funciones, realice el control del tiempo y todo pueda transcurrir conforme a los horarios previstos. En ocasiones hasta se ponen controladores/temporizadores del tiempo de presentación en la sala.

Pero qué ocurre cuando llega el momento de la presentación y nadie cumple los tiempos. En la mayoría de los casos falla el papel del moderador/a. Unas veces por desconocimiento de sus funciones y otras por no saber realizar estas funciones: nadie les explica realmente la importancia del control del tiempo ni cómo debe empezar a realizar este control desde el momento en que se le nombra moderador/a. Nadie les enseña qué deben hacer y cómo hacerlo (no es simplemente mirar un reloj y decirle al ponente durante su exposición “le quedan 5 minutos”). Tiene que haber un previo, una relación con el ponente en la que se le informa y se le insiste en el tiempo del que dispone.

Desde la Secretaría Técnica de un congreso insistimos en el papel fundamental de los moderadores para cumplir con los horarios planificados previamente. Para evitar, sobre todo, agravios comparativos con los ponentes de última hora de la mañana o la tarde que ven como se va acortando su tiempo, como les toca exponer a horarios en los que se encuentran con asistentes cansados y saturados (en el mejor de los casos; porque en ocasiones se encuentran casi sin audiencia). Y también para evitar tener almuerzos y cenas fuera de horas (a veces a deshoras)… pero dedicaremos otro post a hablar de los horarios en Congresos.