Después de más de 25 años en el sector, tengo que seguir hablando de que los OPC’s sufrimos aún falta de reconocimiento y de visibilidad; unido hace ya varios años al aumento de un gran intrusismo, tal vez provocados por la falta de regulación del sector y por la falta de valores como la ética profesional y las buenas prácticas en el ejercicio diario, lo que a su vez da como resultado un aumento de “falsos profesionales” que desvirtúan y desacreditan a nuestro sector, a nuestras empresas constituidas sobre la base de la formación, la preparación y la profesionalidad, en definitiva.

A la falta de reconocimiento se une el desconocimiento de la labor y el trabajo que desarrollamos. Los OPC’s planificamos, proyectamos, asesoramos, gestionamos y optimizamos recursos; en definitiva somos la base del éxito de un congreso. Algo tan importante y necesario por todo lo que conlleva: selección de sedes adecuadas, propuesta de programa científico, programa social, imagen y diseños (logotipo, carteles, web, programa, producción gráfica de pancartas, señalética, credenciales, etc.), difusión y promoción, gestión de inscripciones, selección y contratación de proveedores, patrocinadores, montajes, desmontajes y su coordinación, atenciones a ponentes (gestión de sus viajes, estancias y traslados), atención a congresistas (recepción, acreditación, traslados), …

Por una parte, el comité organizador de un congreso en muchas ocasiones es la primera vez que se enfrenta al reto de poner en marcha un congreso (regional, nacional o internacional) y siendo la primera vez o no que se promueve un congreso, el comité organizador no puede plantearse la contratación de un OPC, como un gasto más sino como una inversión, avalada por capacidades y habilidades suficientes para llevar a cabo con éxito esta labor de coordinación y puesta a punto de los múltiples aspectos operativos y logísticos.

Y por otra, además de todos los proveedores que parecen evidentes como el hotel, el catering, los autocares, los audiovisuales, las azafatas…la necesidad de un OPC, debe de ser no solo evidente sino necesaria.

La mayoría de las ciudades han invertido e invierten en infraestructuras y estrategias de promoción para ser destinos MICE – de congresos, convenciones y eventos- por el retorno económico y posicionamiento que les reporta. Pero muchas de las empresas OPC de estos destinos luchan por subsistir y por diferenciarse en un mercado y un entorno cada vez más cambiante y competitivo. Y un destino no conseguirá posicionarse solo con infraestructuras y promoción, necesitará de empresas profesionales, de OPC’s y agencias de eventos, para conseguir el posicionamiento buscado a través del éxito de los congresos y eventos realizados en él. Si no hay éxito no hay retorno ni posicionamiento.

Conocer, respetar y valorar el trabajo que realiza un OPC al igual que nosotros respetamos y valoramos al resto de profesionales que promueven los congresos (abogados, médicos, arquitectos, ingenieros, docentes, enfermeros, biólogos, empresarios, veterinarios, constructores, físicos, deportistas, periodistas, aparejadores, psicólogos, geógrafos, etc.)

 

Estos días se está celebrando en Burgos el 28 Congreso OPC y hoy tiene lugar una Mesa Redonda sobre “Formación especializada en el Sector MICE, ¿una asignatura pendiente?”

En esta mesa, entre otros, participa Paloma Maestre, Directora de TotNou, OPC; y vocal de Formación de ADEAZA – Asociación Española de Empresas de Azafatas.

Se hablará de la formación especializada de los Profesionales del sector dedicados a la organización. Yo me quiero detener en el personal auxiliar, personal de apoyo, azafat@s. Como OPC, partimos de la base de que son una pieza fundamental en un evento; son imprescindibles en el Sector MICE;  contribuyen al éxito o fracaso de un evento.

En primer lugar quiero exponer una serie de características que hacen de la profesión de azafat@ una profesión particular y que condiciona las actuaciones y el desarrollo diario de las empresas de azafat@s en relación a la formación:

  1. La eventualidad de las contrataciones: lo que nos lleva a una constante rotación de personal y a una falta de compromiso por parte de las azafat@s con la empresa que trabaja.
  2. El perfil joven que, unido a la falta de formación, supone un difícil y continuo reto para las empresas de azafat@s: conseguir que este personal desarrolle las capacidades y aptitudes necesarias para asumir las responsabilidades que les vamos a  exigir las empresas, nuestros clientes y sus invitados.
  3. La  falta de formación reglada o no reglada específica, prácticamente inexistente o muy lejana de la realidad. Somos, en la mayoría de los casos, las empresas de azafat@s las que asumimos este papel formativo. El 95% de los Currículos que recibimos solicitando un puesto de trabajo de azafat@ no tienen ninguna formación como tal y cuando la tienen resulta que no ha sido la adecuada y desconocen los principios más elementales.

Desde ADEAZA, hace unos años, se puso en marcha un curso que posibilitara el acceso a una formación rigurosa y de calidad; para que tanto los interesados en trabajar en este campo pudieran tener una base teórica sólida, como sus empresas asociadas se beneficiaran de estos auténticos profesionales formados. Y, además, como objetivo final se consiguiera cubrir una demanda y una necesidad importante en el sector MICE, donde estos profesionales cumplen una labor importantísima y donde cada día deben adaptarse a las diferentes necesidades que surgen en un evento.

Esta formación, enfocada desde la perspectiva de la importancia de las capacidades y habilidades que confiere a quien lo recibe, está planteada para hacer de la profesión de azafat@ una profesión de futuro, enfocada y orientada al campo de la atención al cliente, personal de asistencia, apoyo en protocolo y organización de eventos.

 

Parece ser lo “normal” que en un congreso las sesiones no cumplan el tiempo estipulado y siempre duren más de lo previsto. Pero por qué ha de ser “normal”.

Una mesa redonda, una conferencia magistral, una sesión de comunicaciones orales se planifican con mucha anticipación. Se establecen los tiempos para cada intervención y para el debate. Se informa a los ponentes/conferenciantes del tiempo del que disponen para que adapten su presentación/exposición al mismo. Se nombra un moderador/a para que, entre otras funciones, realice el control del tiempo y todo pueda transcurrir conforme a los horarios previstos. En ocasiones hasta se ponen controladores/temporizadores del tiempo de presentación en la sala.

Pero qué ocurre cuando llega el momento de la presentación y nadie cumple los tiempos. En la mayoría de los casos falla el papel del moderador/a. Unas veces por desconocimiento de sus funciones y otras por no saber realizar estas funciones: nadie les explica realmente la importancia del control del tiempo ni cómo debe empezar a realizar este control desde el momento en que se le nombra moderador/a. Nadie les enseña qué deben hacer y cómo hacerlo (no es simplemente mirar un reloj y decirle al ponente durante su exposición “le quedan 5 minutos”). Tiene que haber un previo, una relación con el ponente en la que se le informa y se le insiste en el tiempo del que dispone.

Desde la Secretaría Técnica de un congreso insistimos en el papel fundamental de los moderadores para cumplir con los horarios planificados previamente. Para evitar, sobre todo, agravios comparativos con los ponentes de última hora de la mañana o la tarde que ven como se va acortando su tiempo, como les toca exponer a horarios en los que se encuentran con asistentes cansados y saturados (en el mejor de los casos; porque en ocasiones se encuentran casi sin audiencia). Y también para evitar tener almuerzos y cenas fuera de horas (a veces a deshoras)… pero dedicaremos otro post a hablar de los horarios en Congresos.

El próximo día 27 de octubre en Plasencia estaremos en el II Foro de Turismo MICE en Extremadura.

Se tratarán temas de gran interés para el Sector que nos servirán para analizar la posición del sector MICE en Extremadura y para plantear acciones a llevar a cabo que definan la estrategia a seguir de una manera sólida y duradera.

Nuestra Directora y Presidenta de OPC Extremadura participará en una mesa redonda dentro del Taller “2015-2020 Diseño de la estrategia MICE en Extremadura”, junto con José Mª Rocha del Departamento de Congresos de IFEBA, Cecilio Venegas, Presidente del C. O. de Farmacéuticos de Badajoz; y moderada por Rafel Peris, Presidente de OPC Cataluña y Director del Grupo RIC.

La Asociación española de empresas de azafatas (ADEAZA), a la que pertenecemos como empresa asociada, pone en marcha una nueva edición del Curso de Formación On-Line “Personal Auxiliar de servicios y Apoyo a la Organización”.

En Orexco siempre hemos apostado por la formación como única forma de contar con buenos profesionales para prestar un servicio de personal auxiliar de calidad. Pero el acceso a esta formación no es fácil, lo que nos hace diferentes a otros sectores que tienen la facilidad demandar trabajadores cualificados y encontrarlos sin problemas. Para nosotros, las empresas de azafat@s, lo más raro es que alguien que nos solicite trabajo tenga en su CV la formación de azafat@, por lo que no está preparado.

Por ello, nos encontramos en la necesidad y obligación de formar al personal auxiliar, con el consiguiente coste que ello conlleva y que normalmente no podemos amortizar. Una práctica y un coste continuos en el tiempo debido a la gran rotación de personal que tenemos, por ser un servicio eventual  y que no se considera profesión permanente a lo largo de toda una vida laboral.

Por eso, ADEAZA, hace unos años, puso en marcha, con mucho trabajo e ilusión, un curso que posibilitara el acceso a una formación rigurosa y de calidad; para que tanto los interesados en trabajar en este campo pudieran tener una base teórica sólida, como sus empresas asociadas se beneficiaran de estos auténticos profesionales formados. Y, además, como objetivo final se consiguiera cubrir una demanda y una necesidad importante en el sector MICE, donde estos profesionales cumplen una labor importantísima y cada día son más necesarios porque aportan valor a los eventos.

El Curso está desarrollado en varios niveles y enfocado desde la perspectiva de la importancia de las capacidades y habilidades que confiere a quien lo recibe; posibilitando hacer de la profesión de azafat@ una profesión de futuro, enfocada y orientada al campo de la atención al cliente, personal de asistencia, apoyo en protocolo y organización de eventos.

Porque las azafat@s son algo más y las empresas de azafat@s somos algo más de lo que se nos considera. En el Sector MICE somos una pieza fundamental y contribuimos al éxito o fracaso de un evento. No se puede contratar a la ligera. 

Orexco, estará con OPC Extremadura en el 27 Congreso Nacional de OPC España, en Cartagena del 18 al 21 de febrero. Congreso2015.opcspain.org

Un congreso en el que, entre otros temas se debatirá sobre los nuevos escenarios para empresas OPC, el sector MICE en general, eventos corporativos y las nuevas herramientas tecnológicas.

Un momento en el que la situación económica aún nos obliga a replantear nuestras estrategias, nuestros clientes se cuestionan la necesidad de nuestro apoyo ….y cuando aún no se ha conseguido el posicionamiento y reconocimiento de nuestras empresas como gestores y asesores de eventos …es importante la unión, el debate y la visibilidad del sector.